Montøren sender tilbudet før han forlater kunden

Brødrene Kolstad Installasjon har vært elektrikere i Bærum siden 1928. Det som endret hverdagen mest var ikke en ny funksjon, men at montøren kunne sende tilbudet mens han fortsatt sto hos kunden.

Situasjonen alle i bransjen kjenner

Montøren er hos kunden. Jobben han kom for er gjort, men det dukker opp mer. Kunden vil ha pris.

Enis Maliqi, daglig leder i Brødrene Kolstad Installasjon, forteller at det før betydde flere ledd:

«Hvis du var hos en kunde og også fikk du et oppdrag, men så ble det mye mer jobb etterpå, så ønsker de en pris på det, eller et tilbud på det. Før så måtte du ringe inn, be om pris, be om alt mulig rart, eller lage et nytt oppdrag.»

Nå gjøres det på stedet:

«Med Drifti så kan de sende det tilbudet direkte mens de er der. Opprette et nytt oppdrag mens de er der, og avtale ny tid mens de er der med kunden.»

Effekten beskriver han som noe mer enn tidsbesparelse:

«Det har gitt en helt annen frihet og en helt annen flyt i hverdagen, både for montørene og oss her inne i det administrative. Du sparer fryktelig mye tid.»

Tilbudsflyten, steg for steg

Det er detaljene i denne flyten som gjør at den faktisk fjerner arbeid, ikke bare flytter det. Selve tilbudsmekanikken er beskrevet under kalkulasjon og tilbud.

«Vi bruker tilbudsmalen til Drifti veldig mye. Og de lagrer seg, alle tilbudene. Så hvis du har noen lignende jobber, så kan du alltid hente de gamle tilbudene, og så modifisere de littegrann.»

«Når du sender tilbud, så får jo kunden en melding. Og da har de valget om å godkjenne det tilbudet, som du da får i melding tilbake igjen i Drifti. Da får du en materialliste ferdig og klar. Ønsker de endring, så trykker de ønsker endring, og så skriver de en tekst om hva de ønsker å endre.»

Og der forsvinner den delen av jobben ingen liker:

«Du slipper de der mange mailene fram og tilbake. Mange telefoner fram og tilbake.»

Hva kunden merker

Dette er den delen som er verdt å ta med til daglige ledere, fordi den handler om inntekt og ikke om administrasjon.

«De får jo kjappere respons. Kunder tenker at de føler at de blir ivaretatt. At de har en fyr på saken.»

Han setter det opp mot slik det var:

«Kontra hvordan vi jobbet før: da tok det litt tid å svare på mailene. Det var mange mailer du måtte svare på. Det var mange telefoner de måtte svare på. Klarer ikke å gjøre alt samtidig. Du hadde mindre tid da. Nå har du mer tid.»

Oversikt, og hva montørene får se

Alt på ett sted er en floskel helt til noen forteller hva det faktisk erstatter:

«Vi har fått samlet alt. Absolutt alt, fra faktura til bilag til varelager til oppdrag. Alt er i ett system. Før så måtte vi bytte fra fane til fane, følge opp den fakturaen, følge den. Her har du alt i ett.»

«Du har mye mer oversikt, føler jeg. På hvilke oppdrag som er pågående, hvilke oppdrag som er klar til fakturering. Mye mer oversikt når det kommer til prosjektrapport innenfor forskjellige oppdrag man har.»

Og en effekt som ikke sto i noen kravspesifikasjon:

«Montørene kan også gå og se hvordan jobbene har gått. Det hadde ikke vi før, så de knyttes litt mer til jobben og får litt mer eierskap.»

Det er den samme sammenhengen som ligger til grunn i artikkelen om alt-i-ett-system for elektrikerfirma: verdien ligger sjelden i den enkelte funksjonen, men i at oppdraget bare finnes ett sted.

Support, slik han opplever responstiden

Han bringer selv opp responstid på support, og sammenligner med det forrige systemet. Vi gjengir det som hans opplevelse, ikke som en målt svartid fra oss:

«Ventetid, det er maks 1 minutt. Det er noe helt annet. Forrige systemet vi hadde, sender en mail, så tar det fem dager før du får svar. Da husker du ikke lenger hva problemet var.»

Det praktiske utfallet er at montørene ikke lenger går via kontoret:

«Montørene kan også ringe inn og få hjelp der og da. Så slipper de å ringe inn til kontoret på hver bidige ting. Vi blir mer effektive. Vi får mer tid til å hjelpe montørene hvis de trenger hjelp. Det betyr så mye her inne. Vi på en måte er der for montørene.»

Resultatet

• Tilbud sendes fra felt, med nytt oppdrag og ny avtalt tid satt opp på stedet
• Kunden godkjenner eller ber om endring i samme flyt, og materiallisten er klar ved godkjenning
• Tidligere tilbud gjenbrukes som utgangspunkt for like jobber
• Faktura, bilag, varelager og oppdrag ligger i ett system i stedet for i flere faner
• Montørene ser hvordan jobbene har gått, og har fått mer eierskap
• Support besvares raskt nok at problemet fortsatt er ferskt

«Alt bare flyter mer»

Hans egen oppsummering, og den er bedre enn vår:

«Hele systemet som helhet gjør at alt bare flyter mer, både hos montørene, hos kundene, og hos oss administrativt.»

Er du elektriker og lurer på hva dette betyr for ditt fag, har vi samlet det på siden om Drifti for elektrikere.

Ringer montørene dine fortsatt inn til kontoret for å få ut et tilbud, er det den enkleste tingen å teste. Du kan prøve Drifti gratis, og la dem sende ett tilbud fra felt før du bestemmer deg.