Drifti fagblogg
20 systemer i en håndverkerbedrift: hvor mange trenger du egentlig?
En håndverkerbedrift trenger i praksis to systemer som snakker sammen: et fagsystem som dekker oppdrag, timer, tilbud, materiell og dokumentasjon, og et regnskapssystem. Alt utover det bør ha en konkret grunn til å eksistere. Hovedkostnaden ved mange systemer er ikke lisensene, men tiden som går til å lete etter informasjon og til å legge inn samme opplysning flere steder.
Problemet er ikke digitalisering. Det er leting.
Haakon i Hansen's Rørservice i Hamar fikk spørsmål om digitalisering i bransjen. Svaret hans er den beste beskrivelsen vi har hørt av hva som faktisk går galt:
«Det er mye som skjer nå. Mye digitalisering. Man kan enkelte dager ha 20 systemer i en håndverkerbedrift. Da hadde det blitt tull oppi hodet mitt i hvert fall. Hadde ikke hatt peiling på hvor du skal begynne å lete.»
Legg merke til hva han sier at problemet er. Ikke at systemene er dårlige. Ikke at de er dyre. At han ikke vet hvor han skal begynne å lete.
Det er en kostnad som ikke står på noen faktura, og den rammer to ganger: én gang når informasjonen skal inn, og én gang når noen trenger den igjen.
Hvor mange systemer har du faktisk?
Regn med at listen er lengre enn du tror. En typisk bedrift med noen ansatte har gjerne separate løsninger for:
- timeregistrering
- kalender og planlegging
- tilbud og kalkulasjon
- varelager og materiellforbruk
- prisfiler og varekataloger fra grossist
- bilag og kvitteringer
- sjekklister og bildedokumentasjon
- fakturering
- regnskap
- lønn
- HMS og internkontroll
Elleve punkter, og de fleste av dem må referere til det samme oppdraget. Hver overgang mellom to av dem er et sted informasjon kan bli liggende. Hva et fagsystem er ment å dekke av denne lista, har vi definert i hva er et håndverkersystem.
Kostnaden er faneskifter, ikke lisenser
Enis Maliqi, daglig leder i Brødrene Kolstad Installasjon på Stabekk, beskriver hva som endret seg da tallet gikk ned:
«Vi har fått samlet alt. Absolutt alt, fra faktura til bilag til varelager til oppdrag. Alt er i ett system. Før så måtte vi bytte fra fane til fane, følge opp den fakturaen, følge den. Her har du alt i ett.»
Effekten han beskriver videre er ikke tidsbesparelse i seg selv, men oversikt:
«Du har mye mer oversikt, føler jeg. På hvilke oppdrag som er pågående, hvilke oppdrag som er klar til fakturering.»
Det er den delen som er lett å undervurdere når man sammenligner priser. Et system som gir deg svaret uten leting er verdt mer enn summen av funksjonene det inneholder.
Den skjulte varianten: papir som ekstra system
Papir teller også. Hos Terje Larsen VVS i Larvik var papirtrinnene et eget lag oppå det digitale:
«Da fikk jeg med timelister på blokk og papir. Så satt jeg og skrev det inn på ark her.»
«Jeg slipper å få en hau med materiallapper (...) Før fikk jeg det av en hau med folk. Det var det kveldene gikk til.»
To manuelle overføringer per time og per materiallinje, gjort av daglig leder etter arbeidstid. Det er verdt å telle med når man kartlegger hvor mange systemer bedriften faktisk har.
Hva som gjør at et samlet system blir brukt
Å redusere antallet systemer hjelper ikke hvis det som står igjen ikke blir brukt. To ting går igjen hos bedriftene vi har snakket med.
Det må være tilgjengelig for alle, uansett alder.
«Det med at eldre folk og kan jobbe i det. (...) at det er tilpasset alle aldre. Det synes jeg jo er viktig. At alle klarer å trykke på det. At det er så intuitivt og enkelt.»
Informasjonen må være der neste gang noen leter. Storaas VVS på Bekkestua formulerer det som en test:
«Det er ingen som kan si at noe blir borte. Har du ikke sett det? Det er jo fordi du ikke har giddet å bla det opp. Det er alltid tilgjengelig. Så det er ikke noe unnskyldning lengre.»
Sjekklistene er det tydeligste eksempelet på begge deler. Vi har skrevet om sjekklister som faktisk blir brukt, og hvorfor de må være korte for å bli fylt ut i det hele tatt.
Slik kartlegger du på en halvtime
- List opp hvert sted informasjon om et oppdrag finnes. Ta med papir, regneark, meldingstråder og mailbokser.
- Marker hvor samme opplysning legges inn to ganger. Det er dine dyreste punkter.
- Marker hvor du må lete når en kunde ringer om en jobb fra i fjor. Er svaret mer enn ett sted, er det et problem.
- Bestem hva som skal være ett system, og hva som må være separat. Regnskap er ofte separat med god grunn, men det bør henge sammen med fagsystemet.
- Test på den som er minst interessert i systemer. Blir det brukt av ham, blir det brukt av alle.
Når kartleggingen er gjort, er neste steg å velge. Kriteriene står i slik velger du fagsystem for håndverkerbedriften.
Terskelen for å bytte er lavere enn du tror
Rådet som treffer bredest i hele materialet kom fra Haakon i Hansen's Rørservice:
«Hvis man ikke er fornøyd med det man har, så må man heller ikke være redd for å prøve noe nytt. For det skader ikke å prøve.»
Ofte stilte spørsmål
Hvor mange systemer trenger en håndverkerbedrift?
I praksis to som snakker sammen: et fagsystem for oppdrag, timer, tilbud, materiell og dokumentasjon, og et regnskapssystem. Alt utover det bør ha en konkret begrunnelse.
Hva koster det å ha mange systemer?
Den største kostnaden er sjelden lisensene. Den er tiden som går til å legge inn samme opplysning flere steder, og til å lete etter informasjon senere.
Bør fagsystem og regnskapssystem være det samme?
Ikke nødvendigvis, men de bør være integrert, slik at fakturaer og bilag ikke må føres to ganger.
Hva er det viktigste når man skal velge?
At de som jobber ute faktisk bruker det. Vanskelig innlogging eller uklar timeføring gjør at systemet ikke blir brukt, uansett hvor mange funksjoner det har.
Hvordan vet jeg om vi har for mange systemer?
Test det med et spørsmål: hvis en kunde ringer om en jobb fra i fjor, hvor mange steder må du lete for å finne bilder, sjekklister og hva som ble utført? Er svaret mer enn ett, har du for mange.
Gjør kartleggingen over først, så vet du hva du faktisk trenger. Vil du se hvordan det ser ut med oppdrag, timer, materiell og dokumentasjon på ett sted, kan du prøve Drifti gratis.