De scanner strekkoden. Resten går av seg selv

E.F. Jimenez Rørservice i Horten driver både rørleggerbedrift og butikk med showroom. Når alt materialforbruk scannes rett inn på prosjektet, ser de underveis om de ligger innenfor prisen kunden har fått.

Fastpris er en gamble hvis du ikke ser forbruket

De fleste rørleggerbedrifter gir fastpris på noe. Få av dem vet underveis om de ligger innenfor.

Tina Gjelseth i administrasjonen hos E.F. Jimenez forklarer hvordan den kontrollen er bygget inn i rutinen, og den starter ute i felt:

«Vi vil jo gjerne ha det organisert, og guttene ute bruker Drifti med telefonene sine. Eller den ene bruker telefonen, den andre bruker en scanner. Og scanner strekkoder, så vi slipper å taste inn, så det går automatisk inn på prosjektet.»

Poenget er hva som skjer med de dataene:

«For vi legger alt av forbruk inn på prosjektet, selv om vi har gitt kunden en pris. Da ser vi jo om vi er innenfor beløpet vi har gitt til kunden.»

Det er en enkel setning som beskriver noe ganske krevende: prosjektøkonomi i sanntid, ført av montøren, uten at noen taster inn varenumre. Hvordan varedata og priser kommer inn i utgangspunktet, står under grossistkobling.

Og når jobben er ferdig, er neste steg klart:

«Så guttene scanner og legger inn på alle prosjekter. Og så ligger det klart til fakturering, så jeg kan fakturere.»

Fra telefonnummer til ferdig kundekort

Den mest hverdagslige tidstyven i en servicebedrift er å opprette kunder. Det er også den hun trekker fram først når hun blir spurt om hva hun liker:

«Jeg liker at når jeg går inn og skal lage en ny kunde og bare taster inn telefonnummeret, så kommer all kundeinformasjon opp. Det eneste jeg trenger å lime inn er e-postadressen.»

Opprydding før faktura

Fakturaen er det kunden faktisk leser. Hun bruker tid på at den skal se ryddig ut, og trekker fram funksjonen som gjør det raskt:

«Jeg liker veldig godt faktureringsdelen med opprydding. Det blir lett og ryddig og oversiktlig på fakturaen. Det er lett å slå sammen hvis man skal bare sende en linje.»

Prisoverslag og oversikt

Oppdragene planlegges med tildeling og forventet varighet, og prisen regnes ut i systemet før den går til kunden:

«Drifti er veldig fint med oppdragene. Man kan legge inn, regne ut og bruke Drifti til å se prisene som man skal gi prisoverslag til kunden. Og at vi alltid har oversikt.»

«Jeg legger inn hvem som skal ha oppdraget, stort sett hvor lenge oppdraget skal vare, som vi tror.»

Prosjektøkonomi og fakturagrunnlag, som er det fastprisjobber står og faller på, er beskrevet under prosjektstyring.

Butikk og showroom i tillegg til rørleggerdriften

Det som skiller denne bedriften fra de andre vi har snakket med, er at de også driver butikk. Veggen med småting til kunder som trenger en pakning, og utstillinger fra flere leverandører:

«Vi har blisterveggen vår, hvor alt av småting, pakninger i utgangspunktet, og andre småting som kunder ofte trenger.»

De har bygget utstillinger for å vise løsninger fysisk, inkludert mikrosement på gulv og vegger, våtromstapet man kan dusje på, og et eget område for tilrettelagt bad.

Ett praktisk problem har de ikke løst:

«Det er litt morsomt, fordi vi er jo et rørleggerfirma, og vi har ikke vann i vår del av lokalet. Så her er det ikke mulighet med noe vann i det hele tatt, så derfor så blir det ikke noe bading på oss her inne på kontoret.»

Resultatet

• Materialforbruk scannes inn på prosjektet fra felt, uten manuell inntasting av varenumre
• Alt forbruk føres på prosjektet også ved fastpris, slik at de ser underveis om de er innenfor
• Prosjektet ligger klart til fakturering når arbeidet er ferdig
• Nye kunder opprettes fra telefonnummer, med e-post som eneste manuelle felt
• Fakturaer ryddes og linjer slås sammen før utsendelse
• Prisoverslag regnes ut i systemet før det går til kunden

«Et enkelt system å bruke»

Hun gjentar den samme vurderingen tre ganger i intervjuet, som er verdt å legge merke til:

«Jeg er veldig fornøyd med Drifti. Jeg trives veldig godt med å bruke Drifti. Og synes det er et enkelt system å bruke. Hvis det er noe jeg ikke skjønner eller får til, så får jeg alltid hjelp.»

En annen rørleggerbedrift løser materiellflyten på sin egen måte, i historien om rørleggeren som tar båten til oppdrag.

Jobber du mye på fastpris uten å se forbruket underveis, er det verdt å teste på ett prosjekt. Du kan prøve Drifti gratis, så ser du om du ligger innenfor mens jobben pågår.