De var skeptiske i starten. Etter noen uker var alle inne i det

Arve Ryen & Sønn driver med teknisk isolering. Da administrasjonen gikk fra håndskrevne fakturaer til fagsystem, var det ikke teknologien som var den vanskelige delen. Det var rutinene.

Alt gikk for hånd

De fleste historier om fagsystem starter med at noe var kaotisk. Denne starter med at det var manuelt.

«Dette selskapet her jobbet før for hånd, skrev fakturaer og tilbud og alt.»

Arve Ryen & Sønn er et isolasjonsfirma som driver med teknisk isolering. Administrasjonen fakturerer, planlegger og sender tilbud. Prosjektlederne er ute sammen med isolatørene. Lageret ligger på Kalbakken.

Silje jobber i administrasjonen, og beskriver hverdagen etter byttet slik:

«Da er vi jo inne i Drifti her og ser på timer og materiell og lager nye prosjekter. Samtidig som gutta også lager prosjektet selv i appen. Og appen er veldig fin. At de ikke må ha med PC-en ut på prosjektene og ut på de ulike anleggene.»

Effekten på administrasjonen er hun tydelig på:

«Så nå har det blitt enormt effektivisert av å ha det inne her i Drifti. Hvor alt er enkelt og lett å holde på, så det er veldig fint.»

Den vanskelige delen var ikke systemet

Det som gjør denne historien nyttig for andre, er at hun ikke later som byttet var friksjonsfritt.

«De var jo veldig skeptiske i starten. Alt som er nytt kan være litt skummelt.»

Terje Larsen VVS beskriver den samme motstanden fra eiersiden, i historien om permen han aldri skulle bytte ut.

Så kom opplæringen. Én halvdag.

«Det gikk ikke veldig lang tid. Vi hadde opplæring med en halvdag, med gjennomgang, med Drifti. Og så fikk de prøve litt ut, og da gikk det ikke mange uker før alle var veldig inne i det. Og nå liker de det veldig godt.»

Hun peker på hva som egentlig er utfordringen ved å innføre nytt:

«Det er å venne seg til å gjøre noe helt annet. Når du har vent deg til det her, så funker det.»

Og hva som avgjør om det går:

«Det viktigste er at det skal være lett for gutta ute. At det ikke er masse sånn vanskelig login, eller ikke intuitivt å skjønne hvordan man skriver timer, hvordan man oppretter et prosjekt. Funksjonelt for dem, det er det aller viktigste. Så er det selvfølgelig også fint at det er lett for oss på baksiden.»

Slik bruker administrasjonen Drifti i dag

Oversikt over prosjekter er det hun trekker fram først:

«Alt er samlet, så man kan se hvor mye som er fakturert, prosjektregnskap. Og så synes jeg det er veldig fint med den oversikten her, hvor man kan lage kolonner med nye prosjekter. Langtidsprosjekt, dette er klart til fakturering. Det er veldig oversiktlig.»

Prosjektøkonomi og fakturastatus er beskrevet under prosjektstyring.

Tilbud lages fra mal og går rett inn i prosjektet, med kundeinformasjonen på plass. Regnskapet henger sammen med resten:

«Det er integrert med PowerOffice, som vi bruker som regnskapssystem. Så er det lett å purre på fakturaer som ikke er betalt. Det er liksom bare et tastetrykk.»

Hvilke regnskapssystemer som kan kobles på, står under regnskapsintegrasjon.

Hun nevner også at det kan integreres mot inkassoselskap for den som vil det, at leverandørfakturaer kommer rett inn, og at det digitale grunnlaget gjør at de kan ta ut statistikk. Det siste setter hun opp mot alternativet:

«At vi har alt digitalt, sånn at det er mulig å ta ut noe statistikk, kontra (...) at de driver og blar i permer.»

Support brukes aktivt:

«Vi ringer jo ofte til support, hvis det er noe vi lurer på. Det er raskt svar, det er bra. Det liker vi.»

Resultatet

• Fakturaer og tilbud lages i system i stedet for på hånd
• Prosjektledere og isolatører oppretter prosjekt og fører timer fra app, uten PC på anlegget
• Prosjektregnskap og fakturastatus er synlig på ett sted
• Purring på ubetalte fakturaer er ett tastetrykk, via integrasjonen mot PowerOffice
• Alle var godt inne i systemet i løpet av noen uker etter en halvdags opplæring

«Når du har vent deg til det her, så funker det»

Det er kanskje det mest direkte rådet i hele intervjuet. Nytt system er ikke et teknologiprosjekt, det er et rutineprosjekt. Terskelen ligger ikke i grensesnittet, men i at noen skal gjøre noe annerledes enn de har gjort i årevis.

Er du usikker på om dine ansatte kommer til å bruke et nytt system, finnes det bare én måte å finne det ut. Du kan prøve Drifti gratis, og la dem teste timeføring og prosjekt fra telefonen i noen dager før du bestemmer deg.