Permen jeg aldri skulle bytte ut

Terje Larsen VVS har vært servicerørleggere i Larvik siden 1975. Da de byttet fagsystem, forsvant ikke bare permen og materiallappene. Arbeidsmiljøet ble bedre.

«Den permen her, kommer jeg aldri til å bytte ut»

Det er ikke ofte en bedriftseier siterer seg selv på å ha blitt overrasket. Men det er nettopp det som gjør historien til Terje Larsen VVS brukbar for andre i samme situasjon.

Bedriften ble etablert av Terje Larsen i 1975. Sønnen Frank Larsen tok over i 2005, og i fjor rundet firmaet 50 år. De kaller seg servicerørleggere, går selv på prosjekt, jobber med boliger og varmeanlegg, og blir sendt både til hyttene i Larvik-området og oppover på fjellet av kunder som har fått en relasjon til rørleggeren sin.

Systemet de hadde før var, med hans egne ord, gammeldags. Det visste han ikke selv den gangen:

«Det vi hadde fra før var jo gammeldags, men det visste jo ikke jeg da.»

Rutinen var papir. Timelister kom inn på blokk og ble skrevet inn på ark. Materiallapper kom fra flere personer og ble tastet inn på kveldstid.

«Da fikk jeg med timelister på blokk og papir. Så satt jeg og skrev det inn på ark her.»

«Jeg slipper å få en hau med materiallapper (...) Før fikk jeg det av en hau med folk. Det var det kveldene gikk til.»

Og permen som holdt det hele sammen, den var det ingen som skulle røre:

«Når vi brukte det andre systemet, så sa jeg sånn: den permen her, kommer jeg aldri til å bytte ut. Det finnes ikke et bedre system.»

Vendepunktet var at det ikke krevde noe

Terskelen viste seg å være mindre enn han trodde. Ikke fordi noen overbeviste ham, men fordi det ikke var noe å installere.

«Siden den kvelden jeg kom opp på kontoret, skjønte at jeg bør ikke ha en app lastet ned, det er bare å logge inn på en side, og det var så enkelt. Etter det, så har jeg ikke vært i det forrige programmet i det hele tatt. Annet enn å hente ut historikk.»

Historikken er den vanligste bekymringen når noen vurderer å bytte. Vi har skrevet om hvordan du bytter fagsystem uten å miste historikken.

Permen tok kortere tid å avskrive enn han hadde regnet med:

«Fra første dagen, første uken vi brukte Drifti, skjønte jeg at denne er til overs. Jeg trenger ikke denne noe mer.»

Han trekker fram at oppstarten ble fulgt opp:

«Supporten på Drifti både var og er veldig god. De var veldig flinke til å få oss i gang til å bruke det.»

Slik brukes Drifti i dag

Kalkulasjon, fakturering og aktivitetskalender er det de bruker mest. Uka settes opp i kalenderen, og jobber som ikke ble gjort flyttes videre med et klikk. Kalender og ressursoversikt er beskrevet under planlegging. Det er en ærlig beskrivelse av hvordan en servicebedrift faktisk planlegger:

«Ting går sjeldent som vi planlegger, så vi prøver på aktivitetskalenderen. Vi setter opp uka og tenker at yes, nå har vi spikra den (...) Nei, det må vi bare flytte over til neste uke.»

Timeføring skjer der jobben skjer:

«Når guttene har det på telefon og er ute i marka, bare smakk smakk og rett inn.»

Rutinen er den samme vi beskriver i timeføring for håndverkere: før timen mens du står i jobben, ikke på kvelden etterpå.

Morgenrutinen er nettbanken og fakturastreken. Målet om å holde faktureringen oppe gjennom året er ikke lenger daglig leders private prosjekt.

Han har også et svar på hva favorittverktøyet er, som er verdt å ta med:

«Favorittverktøy er egentlig telefonen (...) med Drifti i lomma.»

Resultatet

• Timelister og materiallapper skrives inn av de som faktisk gjør jobben, ikke av daglig leder på kveldstid
• Kveldene som gikk til inntasting er borte. Hans ord: «det sparer jeg meg for masse tid»
• De ansatte kan fakturere og legge inn varer selv, og bidrar til å holde faktureringsmålet
• Det forrige systemet brukes ikke lenger, bare til å hente ut historikk
• Timeføringen går fortsatt på tillit, som før. Systemet endret rutinen, ikke kulturen

«Nå er alle delaktige»

Den delen han snakker mest engasjert om, er ikke fakturering eller kalender. Det er hva som skjedde med gjengen:

«Jeg tror nok vi har fått et bedre arbeidsmiljø av å begynne å bruke Drifti. Det er jeg ganske sikker på. Før så satt jeg bak skjermen, og så bare jeg, han sjefen, som satt og tok de avgjørelsene, satt og skrev inn de lappene. Men nå er alle delaktige, alle tar en del av det.»

Sitter du fortsatt med timelister på papir og skriver dem inn på kveldstid, er det den enkleste tingen å teste. Du kan prøve Drifti gratis, så merker du raskt om lappene faktisk blir borte.