Bytte fagsystem ved årsskiftet: slik planlegger du overgangen

Mange håndverkerbedrifter bestemmer seg i løpet av høsten for at fagsystemet må byttes, og venter så på en roligere periode. For de fleste er den perioden årsskiftet. Her er hvorfor, hva som faktisk tar tid, og hva som bør være gjort i november for at januar skal starte i det nye systemet.

Hvorfor årsskiftet passer

Det er først og fremst et regnskapsspørsmål. For de fleste bedrifter er regnskapsåret det samme som kalenderåret, slik regnskapsloven § 1-7 legger opp til. Starter du i det nye systemet i januar, ligger hele året på ett sted: oppdrag, timer, fakturaer og prosjektregnskap. Bytter du i mai, blir året delt mellom to systemer, og tallene for året må hentes fra begge.

Det andre er tid. Oppsett og opplæring tar noen timer, og de timene er lettere å finne når sesongen ikke står på som verst. Hos mange faller også varetellingen rundt årsskiftet. Er lageret talt opp uansett, kan tellingen bli startpunktet i det nye systemet. Vi har skrevet mer om varetelling og kontroll på lageret.

Det som faktisk tar tid

Det er sjelden selve systemet som gjør et bytte tungt. Det er forarbeidet. Fire ting avgjør hvor mye arbeid det blir:

• Kundelisten. Ligger den ryddig på ett sted, følger den enkelt med. Er den spredt over e-post, regneark og gamle fakturaer, er det her timene går.
• Timesatser og prisfiler. De settes opp én gang. Er de på plass før første arbeidsdag, slipper montørene halvferdige lister.
• Opplæringen. Den trenger en fast plass i kalenderen, ikke et vindu mellom to jobber.
• Historikken. Avklar før du bestemmer deg hva som skal flyttes over, og hva som blir liggende i det gamle systemet.

Historikken trenger du i flere år

Bokføringsloven § 13 sier at årsregnskap, spesifikasjoner og dokumentasjon av bokførte opplysninger skal oppbevares i fem år etter regnskapsårets slutt. Avtaler, korrespondanse som gir vesentlig tilleggsinformasjon til en bokført opplysning, og utgående pakksedler skal oppbevares i tre år og seks måneder. Materialet skal være tilgjengelig i lesbar form i hele perioden.

Det betyr ikke at alt må flyttes. Det betyr at du må vite hvor det ligger, og hvordan du kommer til det etter at det gamle systemet er sagt opp. Spør leverandøren om lesetilgang eller eksport før du sier opp, ikke etter. Mer om dette i hvordan du bytter fagsystem uten å miste historikken.

Slik gikk det hos andre

Hos Arve Ryen & Sønn, et isolasjonsfirma som driver med teknisk isolering, var det gutta ute som måtte bli med på byttet. Silje i administrasjonen forteller:

«De var jo veldig skeptiske i starten. Alt som er nytt kan være litt skummelt.»

Opplæringen ble én halvdag:

«Det gikk ikke veldig lang tid. Vi hadde opplæring med en halvdag, med gjennomgang, med Drifti. Og så fikk de prøve litt ut, og da gikk det ikke mange uker før alle var veldig inne i det. Og nå liker de det veldig godt.»

Hos Terje Larsen VVS i Larvik var det papirpermen som skulle overleve byttet. Frank Larsen, som tok over firmaet etter faren, sa det rett ut: «den permen her, kommer jeg aldri til å bytte ut.» Den ble overflødig fortere enn han hadde regnet med:

«Fra første dagen, første uken vi brukte Drifti, skjønte jeg at denne er til overs. Jeg trenger ikke denne noe mer.»

Og det gamle systemet fikk en ny og smalere jobb:

«(...) Etter det, så har jeg ikke vært i det forrige programmet i det hele tatt. Annet enn å hente ut historikk.»

Det er det samme som historikkpunktet over handler om: det gamle systemet trenger ikke bort, det trenger en tydelig rolle. Hele historien står i Permen jeg aldri skulle bytte ut, og Silje forteller mer i De var skeptiske i starten.

En enkel plan fra november til januar

• November. Finn ut hvor kundelisten, timesatsene og prisfilene ligger i dag, og hvem som har dem. Avklar historikken med leverandøren du har nå. Ta beslutningen.
• Desember. Sett opp kontoen, og legg inn kundeliste, timesatser og prisfiler. Sjekk oppsigelsestiden i avtalen du har i dag.
• Romjulen eller første uke i januar. Opplæring for alle som skal bruke systemet. Sett av en fast økt, og la montørene prøve på ekte oppdrag samme uke.
• Januar. Nye oppdrag registreres bare i det nye systemet. Bestem på forhånd om pågående jobber avsluttes i det gamle systemet eller flyttes over.

Vurderer du å starte i nytt system fra januar, kan du prøve Drifti gratis med dine egne oppdrag før du bestemmer deg.